○奥出雲町水道事業文書管理規程
平成29年1月1日
水道事業管理規程第3号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受及び配付(第11条―第17条)
第3章 起案(第18条―第20条)
第4章 回議、合議及び供覧(第21条―第32条)
第5章 文書の浄書及び発送等(第33条―第36条)
第6章 文書の整理、保管及び廃棄(第37条―第45条)
第7章 雑則(第46条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、水道事業に係る文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 水道事業に関する全ての文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、書式の体裁に関する情報を含めて磁気ディスク等に記録されているものをいう。
(3) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいい、電子計算組織による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) システム 電子計算組織を利用して、文書の収受、起案、保存その他文書管理に関する一連の事務の処理を行うためのシステムであって、管理者が管理するシステムをいう。
(文書管理の原則)
第3条 事務の処理は、文書により行うことを原則とする。
2 文書は、適正かつ迅速に処理するとともに、その所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(水道課長の職務)
第4条 水道課長は、文書管理全体に関する運営、指導、調整等を行う。
2 水道課長は、文書の収受、発送及び配付並びに電子署名の付与を行う。
3 水道課長は、システムの利用に係る調整等を行う。
(文書取扱主任)
第5条 文書管理に関する責任者として、文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任を補助する者として文書取扱副主任を置く。
3 文書取扱主任及び文書取扱副主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書管理の指導、調整等
(2) 文書の整理、保管、移替え、保存及び廃棄
(文書の種類)
第6条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 一般文書 往復文書、内部文書その他の文書で、法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの
(2) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
ウ 水道事業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの
(3) 令達文書
ア 訓令 水道課又は水道事業職員の全部又は一部に指揮命令するもの
イ 内訓 訓令中秘密事項を内示するもの
ウ 指令 命令、許可等の行政処分の意思を表示するもの
エ 通達 団体又は個人に対して指揮命令するもの
(4) 公示文書
ア 告示 一定の事項を公示するもの
イ 公告 一定の事項を公示するもので告示でないもの
(文書の記号、番号等)
第7条 文書には、辞令、賞状、書簡その他の文書で記号、番号等を付けることが適当でないものを除き、次に掲げるところにより記号、番号等を付けなければならない。ただし、第4号に該当する文書のうち軽易なものについては、番号を省略し、「号外」として処理することができる。
(1) 条例、規則、水道事業管理規程、訓令及び告示 「条例」、「規則」、「水道事業管理規程」、「訓令」及び「告示」に町名を冠し、番号はそれぞれの区分に従い、制定順に令達番号簿(様式第1号)により付けること。
(2) 指令及び通達 「奥企水」の記号に「指令」又は「通達」の字を冠し、それぞれの区分に従い文書受付簿(様式第2号)により番号を付けること。
(3) 内訓 町名を冠しないで、第1号と同様とすること。
(4) 前3号以外の文書 「奥企水」の記号にそれぞれの区分に従い文書受付簿により番号を付けること。ただし、取扱注意文書(法令等の規定により非公開とされる情報が記録されている文書のうち、個人のプライバシーに関するもの等特に厳重な取扱いを要すると認められる文書をいう。以下同じ。)にあっては、更に記号の前に「秘」の字を朱書すること。
2 前項の規定により付ける番号は、令達番号簿にあっては暦年により、文書受付簿にあっては会計年度によりそれぞれ更新するものとし、事件の完結するまでは同一の番号を使用するものとする。
3 年度を超えてなお継続する事件に係る文書については、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠するものとする。
(文書の発信者名)
第8条 文書の発信者名は、別に定めがある場合を除き、管理者名を用いなければならない。ただし、文書の性質及び内容により、課長名を用いることができる。
2 管理者名以外のものを発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。
(公印の押印)
第9条 施行する文書には公印を押し、重要なものについては更に契印で起案文書と割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、特にその必要があるものを除き、押印しないものとする。
(1) 祝辞、弔辞その他これらに類する文書
(2) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡
(3) 前2号に掲げるもののほか、軽易な文書
2 公印は、水道課長が押印するものとする。ただし、別に定めるところにより印影の印刷をもって押印に替えることができる。
3 第1項の場合において、水道課長が電子署名を付し、公印の押印に替えることができる。
(文書の書式)
第10条 条例、規則、水道事業管理規程、訓令、告示及び公告の書式は、奥出雲町文書管理規程(平成17年奥出雲町訓令第7号)の規定の例による。
2 内訓、指令、通達その他の文書の書式は、奥出雲町文書の左横書きの実施要領(平成17年奥出雲町訓令第8号。以下「文書の左横書きの実施要領」という。)による。
第2章 文書の収受及び配付
(文書の収受手続)
第11条 水道課に到着した文書は、総合行政ネットワーク文書交換システムによるもののほか、文書取扱主任において次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 親展の記載があるものを除き全て開封し、文書受付簿に所要事項を記載し、文書の右上欄余白に受付印(様式第3号)を、その左横に決裁合議印を押し、収受番号を記入の上、担当者に配付する。この場合において、必要に応じ、システムに所要事項を登録する。ただし、簡易な文書にあっては、受付印の押印、収受番号の記入、文書受付簿の記載及びシステムへの登録を省略することができる。
(2) 親展文書には、封筒の表面上欄に受付印を押印し、特殊郵便物受付簿(様式第4号)に記載し、宛名人に配付する。
(3) 書留文書には、余白に書留印を押印し、特殊郵便物受付簿に記載し、担当者に配付する。
(4) 訴訟、不服申立て、審査請求その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係のある文書は、取扱者がその余白に収受時刻を記入し、押印の上、封筒を添付して担当者に配付する。
(5) 電報は、特殊郵便物受付簿に記載し、担当者に配付する。この場合において、親展電報は、閉封のままとする。
(6) 小包及び小荷物を収受したときは、表面右上部に受付印を押印し、文書受付簿に記載し、担当者に配付する。
(7) 前各号に掲げる文書以外の文書にあっては、担当者に配付する。
3 文書取扱主任は、第1項の文書中に水道課で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。
(電子計算組織等の利用による収受)
第12条 電気通信回線に接続した電子計算組織又はファクシミリにより文書を受信した場合には、速やかに用紙に出力し、又はそのままシステムに記録し、前条の規定により処理するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、到達した文書をシステムで取り扱うときは、当該文書への受付印の押印及び文書受付簿への所要事項の記録に代えて、当該文書を電磁的記録に変換し、標題、収受年月日、発信者名その他必要な事項とともにシステムに登録することができる。
(許認可等に関する文書の取扱い)
第13条 水道課に到達した許可、認可、登録等に関する文書で水道課長が別に定めるものについては、収受の手続を取らずに担当者に配付するものとする。
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第14条 勤務時間外に到着した文書は、宿日直者において次に掲げるところにより処理し、勤務を終わったときは水道課又は次の宿日直者に引き継がなければならない。ただし、緊急の処理を要すると認められるものは、直ちに宛名人に連絡しなければならない。
(1) 速達及び書留郵便物は、他の郵便物と別保管すること。
(2) 前号以外の文書は結束しておくこと。
(配付された文書の取扱い)
第15条 文書の配付を受けた担当者は、当該文書が次に該当するときは、上司の査閲に供しなければならない。
(1) 処理前に管理者の供覧に要する必要のあるもの
(2) 重要又は異例な文書で、あらかじめ上司の指示に基づき処理する必要のあるもの
2 担当者は、配付を受けた文書で主管でないものについては、文書取扱主任に返付するものとする。
3 親展文書で開封後機密に属せず一般文書の手続を必要とするものについては、宛名人はその文書の欄外に押印し、封筒を添えて文書取扱主任に返付しなければならない。
(配付文書の処理期日)
第16条 配付された文書は、特に定められているものを除き、収受後3日以内に処理するものとする。
(電話又は口頭録取による処理)
第17条 電話又は口頭で録取した事項のうち重要なものは、電話(口頭)録取票にその要旨を記入しておかなければならない。
第3章 起案
2 起案するときは、システムに標題、起案年月日その他必要な事項を登録するものとする。ただし、水道課長がその登録を省略できると認めるものについては、この限りでない。
(起案)
第19条 起案は、奥出雲町文書管理規程別表第2及び文書の左横書きの実施要領の規定の例により、平易な言葉で簡潔に記述しなければならない。
2 起案に当たっては、起案用紙の所定欄に記入し、起案の理由又は説明を記載した上で、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、必要な書類を添付しなければならない。ただし、定例又は簡易なものは、この限りでない。
3 電子文書により起案する場合は、処理案、起案の理由、関係法規その他参考となる事項及び関係する電子文書その他電磁的記録を全てシステムに登録するものとする。
4 電子文書により起案する場合は、システムに処理期限を登録し、回議又は合議の促進を図るものとする。
5 取扱注意文書については、秘という文字を起案用紙の右上欄余白に朱書すること。この場合において、必要があるときは、封筒への封入その他の方法により外部から認識することができないよう注意し、紛失のおそれがあるものについては、台紙を付するものとする。
(分類番号及び保存年限)
第20条 文書取扱主任は、文書を起案する場合には、文書分類基準表(別冊)による分類番号及び保存年限を記入しなければならない。この場合において、分類番号及び保存年限が判然としないとき、又は新たに分類番号を起こす必要のあるときは、水道課長の指示を受けなければならない。
第4章 回議、合議及び供覧
(回議)
第21条 起案文書は、起案者の直属の上司から順次奥出雲町水道事業事務決裁規程(平成29年奥出雲町水道事業管理規程第2号)の定めるところにより、管理者又は管理者に代わって決裁することができる者に至るまで回議しなければならない。
(持ち回り)
第22条 起案文書で特に急を要するもの又はその内容の複雑なものについては水道課長の承認を経て起案者自ら遂行して決裁を受けることができる。
(合議)
第23条 他の課かいの所掌事務に関係のある起案文書は、当該関係課かいに合議しなければならない。
2 合議をする場合は、水道課長の決裁を経てから関係課かいに合議するものとする。
3 合議は、関係の深い課かいから先に行うものとする。
4 合議を受けた課かいにおいて、合議事項に異議があるときは、主務課かいに協議して調整し、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けて決定しなければならない。
(水道課長への合議及び審査)
第24条 起案文書のうち、次に掲げるものは、水道課長に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、水道事業管理規程その他の規程の制定又は改廃に関するもの
(2) 重要又は異例な訴訟及び不服申立てに関するもの
(3) 重要又は異例な契約、協定、覚書等に関するもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、議会の議決を要すべき議案で重要又は異例なもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、法規に関する重要なもの
(法令審査会への付議)
第25条 水道課長は、条例、規則、水道事業管理規程その他法規に関する重要事項については、奥出雲町法令審査会規程(平成17年奥出雲町訓令第4号)に定めるところにより、法令審査会に付議しなければならない。
(起案文書の記載事項の訂正)
第26条 起案文書の記載事項の訂正は、朱書で行い、訂正者は、訂正箇所に押印するものとする。
2 電子文書による起案文書の記載事項の訂正は、システムの機能を利用して行うものとする。
2 システムの機能を利用して電子文書の供覧を行う場合は、システムに当該文書の標題その他必要な事項を登録した上で、前項の規定に準じて処理するものとする。
(秘密文書の回議等)
第28条 秘密に属する文書については、水道課長又はその命を受けた者が当該文書を持ち回って回議し、合議し、又は供覧しなければならない。
(廃案等の場合の措置)
第29条 起案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、担当者は、回議した者及び合議した課かいに、その旨を通知しなければならない。
(決裁年月日)
第30条 起案文書で決裁の終わったものは、担当者において決裁年月日を記入しなければならない。
2 決裁者は、実施について指示することを必要と認めるときは、文書の所定の欄に指示事項を記入するものとする。
(発議文書の処理)
第31条 収受文書によらないでした決裁文書で発送を伴わないものについては、水道課において、文書受付簿を用いて回議に付すものとする。ただし、軽易な文書にあっては、この限りでない。
(未処理文書の処理状況の把握)
第32条 文書取扱主任は、重要な文書で処理期限があるものについては、常にその処理状況を把握し、期限内に適正な執行が図られるよう促進しなければならない。
第5章 文書の浄書及び発送等
(文書の審査)
第33条 決裁文書で施行を要するものについては、文書取扱主任が審査を行うものとする。
(文書の浄書及び照合)
第34条 決裁文書で施行を要するものの浄書及び照合は、水道課において行うものとする。
2 浄書及び照合をしたときは、浄書者及び照合者は、起案文書の所定欄に押印するものとする。
(文書の発送手続)
第35条 文書を発送する場合にあっては、文書取扱主任は、起案文書、浄書された文書及び添付文書を一括して水道課長に回付するものとする。
2 発送文書を入れる封筒は、水道課長が別に定める場合を除き、担当者において宛先を記入し、開封のまま前項の文書に添えて水道課長に回付するものとする。
3 発送する文書を回付するときは、文書発送簿(様式第7号)に文書番号、件名等を記入した後、回付しなければならない。
4 文書を発送したときは、当該起案文書に発送年月日を記入し、取扱者が押印して速やかに担当者に返付しなければならない。
5 文書は、次に掲げるところにより発送しなければならない。
(1) 数量、重量及び郵便料金を確認したのち封印すること。
(2) 書留、速達等の特殊郵便物は、封筒に所定の表示をすること。
(3) 料金後納郵便物差出票(様式第8号)を作成し、添付すること。
(電子計算組織等の利用による送信)
第36条 前条の規定にかかわらず、水道課長が別に定める文書については、電子計算組織又はファクシミリを使用して送信することができる。
2 電子計算組織又はファクシミリにより送信する場合においては、次に掲げる処理を行うものとする。
(1) 決裁文書のうち送信を要する部分の事項を電子計算組織の送信画面に入力すること又はファクシミリによる送信のための原稿(次号において「送信原稿」という。)を作成すること。
(2) 電子計算組織の送信画面に入力した事項又は送信原稿と決裁文書とを突き合わせること。
3 電磁的記録の送付に当たっては、電子署名を付与し、行うことができる。
4 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
第6章 文書の整理、保管及び廃棄
(文書の保管)
第37条 文書の保管は、文書取扱主任の下職員において保管及び閲覧の管理をすることで行う。
2 保管期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
(文書の整理)
第38条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 作成し、又は取得した文書は、受け取った順に上に綴るものとする。
3 1年度間に発生する文書量が少ない簿冊については、1冊に複数年度綴ることができる。
4 簿冊には、次に掲げる事項を記入した背表紙(様式第9号)を背面に貼付する。
(1) 保存年限別色表示
(2) 簿冊番号
(3) 作成年度
(4) 完結年度
(5) 文書分類番号
(6) 細分類(簿冊名)
(7) サブタイトル
(8) 保存年限
(9) 廃棄年度
(10) 所属名
(簿冊目録)
第39条 簿冊及び簿冊に綴じられている文書の正確な把握に資するため、簿冊目録(様式第11号)を整備しなければならない。
(文書の分類)
第40条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類基準表を用いて分類しなければならない。
2 次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類基準表の追加をしなければならない。
(1) 新たな分類の設定を行う場合
(2) 分類が不要になった場合
(文書の保存年限)
第41条 文書の保存年限は、別に定めのある場合を除き次の5種とし、その区分は、おおむね共通文書保存年限基準表に定めるとおりとする。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
(文書の保存)
第42条 文書の保存は、保存書庫においてそれぞれの保存年限にしたがって保存期間が満了するまでの間行う。
2 保存書庫は、文書取扱主任が書棚の割り振りを行い、管理するものとする。
3 第1項における文書が、電子計算組織を使用して処理された電磁的記録である場合には、当該電磁的記録の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、電磁的記録等文書とともに保存することが困難である文書については、水道課長がその所在を明らかにして他の適当な方法により保存しなければならない。
5 前各項の規定にかかわらず、取扱注意文書及び職務の遂行上水道課において保管する必要があると認める文書については、この限りでない。
(保存文書の利用)
第43条 保存文書を利用する場合は、文書取扱主任及び文書取扱副主任の指定する職員が保存書庫に入り、探し出し、閲覧し、持ち出し、及び返却し、利用する。
2 保存書庫から文書を持ち出す場合は、保存簿冊持ち出し簿(様式第12号)に所要事項を記入しなければならない。
3 保存簿冊持ち出し簿は、文書取扱主任及び文書取扱副主任の指定する職員が管理する。
4 保存文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第90条から第96条までの規定により訂正等をしなければならない場合を除き、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。
(文書の廃棄)
第44条 文書の廃棄は、毎年5月から6月までの文書整理期間内に、次に定めるところにより行う。
(1) 担当者は、簿冊目録をもとに廃棄対象簿冊を洗い出し、簿冊目録を修正の上、簿冊廃棄確認書(様式第11号)を作成し、廃棄作業終了後、簿冊廃棄確認書を水道課長へ提出する。
(2) 保存期間を経過した文書のうち、廃棄しない文書は、前号の規定による確認時に簿冊目録に新しい保存年限を記入し、廃棄予定年度を修正する。
(3) 担当者は、確認済の廃棄対象簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処分する。
(4) 廃棄する簿冊は、簿冊廃棄確認書に廃棄年度を記入する。
2 取扱注意文書を廃棄するときは、焼却、裁断その他これらに類する方法によらなければならない。
3 システムにより保存されている文書を廃棄するときは、当該電磁的記録の消去その他これに類する方法によらなければならない。
(町史の資料)
第45条 前条の規定により廃棄する文書で、水道課長が町史編纂の資料として必要と認めるものは、別に保存しなければならない。
第7章 雑則
(その他)
第46条 この規程に定めるもののほか、電磁的記録の管理、システムによる文書の処理その他文書事務に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和5年水管規程第4号)
この規程は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。
様式第1号から様式第12号まで 略