2　文書は、適正かつ迅速に処理するとともに、その所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。

3　文書の処理及び管理は、システムにより行わなければならない。ただし、文書主管課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

2　文書主管課は、文書の収受、発送、配付及び電子署名の付与を行う。

3　文書主管課は、システムの利用に係る調整等を行う。

2　文書取扱主任を補助する者として文書取扱副主任を置く。

3　文書取扱主任及び文書取扱副主任は、次に掲げる事務を処理する。

2　前項の規定により付ける番号は、令達番号簿にあっては暦年により、文書受付簿にあっては、会計年度によりそれぞれ更新するものとし、事件の完結するまでは同一の番号を使用するものとする。

3　年度を超えてなお継続する事件に係る文書については、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠するものとする。

2　町長名、副町長名以外のものを発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

2　公印は、文書主管課長が押印するものとする。ただし、別に定めるところにより印影の印刷をもって押印に替えることができる。

3　第1項の場合において、文書主管課長が電子署名を付し、公印の押印に替えることができる。

2　内訓、指令、通達その他の文書は、奥出雲町文書の左横書きの実施要領(平成17年奥出雲町訓令第8号。以下「文書の左横書き実施要領」という。)による。

2　前項の規定により主務課に配付された文書は、即日開封し、システムにより、収受日、件名、その他所要事項を登録し、受付番号を取得するものとする。

3　前項の規定により登録する文書であって、電子文書に変換することが可能な紙文書にあっては、当該紙文書を電子文書に変換し、同項に規定する登録を行うものとする。ただし、文書の内容、形状その他文書の性質上電子文書への変換に適さないものについては、この限りでない。

4　前項の規定による電子文書への変換を行った紙文書は、当該電子文書を正本とみなし、当該紙文書は副本として保存期限まで保存することができるものとする。ただし、法令等又は文書の性質上紙を原本とする場合は、この限りでない。

5　電子文書への変換が困難なものについては、文書の右上欄余白に受付印を押印し、第2項の規定により取得した文書番号を記載するものとする。

6　第2項及び前項の規定にかかわらず、刊行物、ポスターその他これらに類する文書又は定例的な文書若しくは文書主管課長が指定した文書は、受付印の押印及びシステムへの登録を省略することができるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、到達した文書をシステムで取り扱うときは、当該文書への受付印の押印及び文書受付簿への所要事項の記録に代えて、当該文書を電磁的記録に変換し、標題、収受年月日、発信者名その他必要な事項とともにシステムに登録することができる。

2　文書取扱主任は、配付を受けた文書で当該課かいの主管でないものについては、文書主管課に返付するものとする。

3　親展文書で開封後機密に属せず一般文書の手続を必要とするものについては、あて名人はその文書の欄外に押印し、封筒を添えて文書主管課に返付しなければならない。

2　課かい等において直接収受した文書の取扱いは、第13条第2項から第6項及び前条第1項各号の規定を準用する。

2　前項の規定にかかわらず、システムによらない起案をするときは、起案用紙(様式第6号)及び起案継続用紙(様式第7号)を用いなければならない。ただし、起案継続用紙についてはこれに代えて他の用紙を用いることができる。

2　起案に当たっては、起案用紙の所定欄に記入し、起案の理由又は説明を記載した上で、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、必要な書類を添付しなければならない。ただし、定例又は簡易なものは、この限りでない。

3　電子文書により起案する場合は、前項の規定に準じて処理するものとする。ただし、システムによる回議を行う場合において、システムに登録できない資料等があるときは、システムから作成した所定の台紙を当該資料等に添えて、システムの回議と並行して回議するものとする。

4　電子文書により起案する場合は、システムに処理期限を登録し、回議又は合議の促進を図るものとする。

5　取扱注意文書については、システムにその旨を登録すること。ただし、システムを利用しない場合にあっては、秘という文字を起案用紙の右上欄余白に朱書し、必要があるときは、封筒への封入その他の方法により外部から認識することができないよう注意し、紛失のおそれがあるものについては、台紙を付すること。

2　合議をする場合は、主務課長の決裁を経てから関係課かいに合議するものとする。

3　合議は、関係の深い課かいから先に行うものとする。ただし、システムを使用するときは、合議を同時に回議することができる。

4　合議を受けた課かいにおいて、合議事項に異議があるときは、主務課かいに協議して調整し、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けて決定しなければならない。

2　文書取扱主任は、起案文書等の審査に当たっては、第21条第1項及び第2項の規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書等を修正することができる。

2　前項の審査により異議がある場合は、文書主管課長は当該文書を返付し、再起案させることができる。

2　電子文書による起案文書の記載事項の訂正は、システムの機能を利用して行うものとする。

2　システムの機能を利用して電子文書の供覧を行う場合は、システムに当該文書の標題その他必要な事項を登録した上で、前項の規定に準じて処理するものとする。

2　決裁者は、実施について指示することを必要と認めるときは、文書の所定の欄に指示事項を記入するものとする。

2　文書の発送は、料金後納郵便扱いにより行い料金後納郵便物差出票(様式第9号)を作成し添付するものとする。ただし、文書主管課長が特に必要と認める場合は、この限りでない。

3　文書の発送を依頼しようとするときは、第1項各号に掲げる場合を除き、主務課において宛先を明記し、封かん、包装等の所定の処理をし、文書主管課へ引き渡すものとする。この場合において、簡易書留その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明記しておくものとする。

4　郵送する文書に使用する郵便切手については、文書主管課への申請により利用するものとする。

2　電子計算組織又はファクシミリにより送信する場合においては、次の各号に掲げる処理を行うものとする。

3　電磁的記録の送付に当たっては、電子署名を付与し、行うことができる。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　保管期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。

2　作成又は取得した文書は、受け取った順に上に綴るものとする。

3　1年度間に発生する文書量が少ない簿冊については、1冊に複数年度綴ることができる。

4　簿冊には、次に掲げる事項を記入した背表紙(様式第10号)を背面に貼付する。

5　背面への貼付が困難な場合は、前項に掲げる事項を記載した表紙(様式第11号)を表面に貼付する。

6　前各項の規定にかかわらず、システムに登録された文書は、システムの機能により管理及び整理する。

2　システムに記録されていない文書は、必要な情報を迅速かつ正確にシステムに登録しなければならない。

2　次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類基準表の追加をしなければならない。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

2　保存書庫は、文書主管課が書棚の割振りを行い、主務課が管理するものとする。

3　第1項における文書が、電子計算組織を使用して処理された電磁的記録である場合には、当該電磁的記録の漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、電磁的記録等文書とともに保存することが困難である文書については、主務課長がその所在を明らかにして他の適当な方法により保存しなければならない。

5　前4項の規定にかかわらず、取扱注意文書及び職務の遂行上主務課において保管する必要があると認める文書については、この限りでない。

2　保存書庫から文書を持ち出す場合は、保存簿冊持ち出し簿(様式第13号)に所要事項を記入しなければならない。

3　各課かいの保存簿冊持ち出し簿は、当該課かいの文書取扱主任及び文書取扱副主任の指定する職員が管理する。

4　保存文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第90条から第96条までの規定により訂正等をしなければならない場合を除き、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。

2　取扱注意文書を廃棄するときは、焼却、裁断その他これらに類する方法によらなければならない。

3　システムにより保存されている文書を廃棄するときは、当該電磁的記録の消去その他これに類する方法によらなければならない。

2　出先機関等において処理することのできる文書は、本庁に送付することなく当該出先機関等で処理することができる。

この訓令は、平成17年3月31日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年11月20日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。