2　文書は、適正かつ迅速に処理するとともに、その所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。

2　文書主管課は、文書の収受、発送、配付及び電子署名の付与を行う。

3　文書主管課は、システムの利用に係る調整等を行う。

2　文書取扱主任を補助する者として文書取扱副主任を置く。

3　文書取扱主任及び文書取扱副主任は、次に掲げる事務を処理する。

2　前項の規定により付ける番号は、令達番号簿にあっては暦年により、文書受付簿にあっては、会計年度によりそれぞれ更新するものとし、事件の完結するまでは同一の番号を使用するものとする。

3　年度を超えてなお継続する事件に係る文書については、当該番号を付した日の属する年度を表す数字を記号に冠するものとする。

2　町長名、副町長名以外のものを発信者名として用いる文書には、原則として職名のみを記載し、氏名の記載を省略するものとする。

2　公印は、文書主管課長が押印するものとする。ただし、別に定めるところにより印影の印刷をもって押印に替えることができる。

3　第1項の場合において、文書主管課長が電子署名を付し、公印の押印に替えることができる。

2　内訓、指令、通達その他の文書は、奥出雲町文書の左横書きの実施要領(平成17年奥出雲町訓令第8号。以下「文書の左横書き実施要領」という。)による。

2　前項に掲げる文書は、文書主管課においてその文書の主務の課かいと合議すべき課かいを決定の上、関係の最も深い課かい等の文書取扱主任に配付するものとする。

3　文書取扱主任は、第1項第2号から第4号まで及び第7号の文書の配付を受けたときは、収受と同時に特殊郵便物受付簿に受領印を押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、到達した文書をシステムで取り扱うときは、当該文書への受付印の押印及び文書受付簿への所要事項の記録に代えて、当該文書を電磁的記録に変換し、標題、収受年月日、発信者名その他必要な事項とともにシステムに登録することができる。

2　文書取扱主任は、配付を受けた文書で当該課かいの主管でないものについては、文書主管課に返付するものとする。

3　親展文書で開封後機密に属せず一般文書の手続を必要とするものについては、あて名人はその文書の欄外に押印し、封筒を添えて文書主管課に返付しなければならない。

2　課かい等において直接収受した文書の取扱いは、前条第1項各号の規定を準用する。

2　起案するときは、システムに標題、起案年月日その他必要な事項を登録するものとする。ただし、文書主管課長がその登録を省略できると認めるものについては、この限りでない。

2　起案に当たっては、起案用紙の所定欄に記入し、起案の理由又は説明を記載した上で、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ、必要な書類を添付しなければならない。ただし、定例又は簡易なものは、この限りでない。

3　電子文書により起案する場合は、処理案、起案の理由、関係法規その他参考となる事項及び関係する電子文書その他電磁的記録をすべてシステムに登録するものとする。

4　電子文書により起案する場合は、システムに処理期限を登録し、回議又は合議の促進を図るものとする。

5　取扱注意文書については、秘という文字を起案用紙の右上欄余白に朱書すること。この場合において、必要があるときは、封筒への封入その他の方法により外部から認識することができないよう注意し、紛失のおそれがあるものについては、台紙を付すること。

2　合議をする場合は、主務課長の決裁を経てから関係課かいに合議するものとする。

3　合議は、関係の深い課かいから先に行うものとする。

4　合議を受けた課かいにおいて、合議事項に異議があるときは、主務課かいに協議して調整し、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けて決定しなければならない。

2　起案文書の町長決裁又は副町長専決の一般文書は、副町長決裁の前に、課長専決の一般文書は、当該課長の決裁後に文書主管課長の審査を受けなければならない。

3　前項の審査により異議がある場合は、文書主管課長は当該文書を返付し、再起案させることができる。

2　電子文書による起案文書の記載事項の訂正は、システムの機能を利用して行うものとする。

2　システムの機能を利用して電子文書の供覧を行う場合は、システムに当該文書の標題その他必要な事項を登録した上で、前項の規定に準じて処理するものとする。

2　決裁者は、実施について指示することを必要と認めるときは、文書の所定の欄に指示事項を記入するものとする。

2　浄書及び照合したときは、浄書者及び照合者は、起案文書の所定欄に押印するものとする。

2　発送文書を入れる封筒は、文書主管課長が別に定める場合を除き、主務課において宛先を記入し、開封のまま前項の文書に添えて文書主管課に回付するものとする。

3　主務課は、発送する文書を回付するときは、文書発送簿(様式第8号)に文書番号、件名等を記入した後、回付しなければならない。

4　文書主管課は、文書を発送したときは、当該起案文書に発送年月日を記入し、取扱者が押印して速やかに主務課に返付しなければならない。

5　文書は、次に掲げるところにより発送しなければならない。

2　電子計算組織又はファクシミリにより送信する場合においては、次の各号に掲げる処理を行うものとする。

3　電磁的記録の送付に当たっては、電子署名を付与し、行うことができる。

4　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　保管期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。

2　作成又は取得した文書は、受け取った順に上に綴るものとする。

3　1年度間に発生する文書量が少ない簿冊については、1冊に複数年度綴ることができる。

4　簿冊には、次に掲げる事項を記入した背表紙(様式第10号)を背面に貼付する。

5　背面への貼付が困難な場合は、前項に掲げる事項を記載した表紙(様式第11号)を表面に貼付する。

2　次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに文書分類基準表の追加をしなければならない。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

2　保存書庫は、文書主管課が書棚の割振りを行い、主務課が管理するものとする。

3　第1項における文書が、電子計算組織を使用して処理された電磁的記録である場合には、当該電磁的記録の漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、電磁的記録等文書とともに保存することが困難である文書については、主務課長がその所在を明らかにして他の適当な方法により保存しなければならない。

5　前4項の規定にかかわらず、取扱注意文書及び職務の遂行上主務課において保管する必要があると認める文書については、この限りでない。

2　保存書庫から文書を持ち出す場合は、保存簿冊持ち出し簿(様式第13号)に所要事項を記入しなければならない。

3　各課かいの保存簿冊持ち出し簿は、当該課かいの文書取扱主任及び文書取扱副主任の指定する職員が管理する。

4　保存文書は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第90条から第96条までの規定により訂正等をしなければならない場合を除き、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。

2　取扱注意文書を廃棄するときは、焼却、裁断その他これらに類する方法によらなければならない。

3　システムにより保存されている文書を廃棄するときは、当該電磁的記録の消去その他これに類する方法によらなければならない。

2　前項の規定にかかわらず出先機関等において処理することのできる文書は、本庁に送付することなく当該出先機関等で処理することができる。

3　前項の規定により処理した文書については、当該出先機関等の長は、文書主管課長にその旨報告するものとする。

この訓令は、平成17年3月31日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年11月20日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。