○奥出雲町個人情報保護事務取扱規程
令和5年4月1日
訓令第5号
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報保護委員会が定めるガイドライン(以下「事務対応ガイド」という。)、奥出雲町個人情報保護法施行条例(令和5年奥出雲町条例第2号。以下「条例」という。)及び奥出雲町個人情報保護法施行細則(令和5年奥出雲町規則第16号。以下「細則」という。)に定めるもののほか、個人情報の保護に係る事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(1) 開示等 個人情報取扱事務の届出に係る事務及び個人情報の開示、訂正、削除又は非開示をいう。
(2) 個人情報窓口 開示等の請求の受付その他個人情報保護事務に係る窓口をいう。
(3) 受付 個人情報窓口が、実施機関に対して提出された請求書について、項目の記載の有無等を確認した上で受付印を押印し、受け取ることをいう。
(4) 受理 個人情報窓口で受付をした請求書を実施機関が受理手続に基づき処理し、法に基づいた正当なものとして認めることをいう。この場合において、実施機関は、請求書を受理した時点から当該請求に対し、法的義務を負う。
(5) 受理手続 請求書の記載内容の確認等の請求要件の形式的な審査、受理日の設定及び受理印の押印までの一連の作業をいう。
(個人情報窓口の設置)
第3条 個人情報窓口を総務課内に設置する。
2 個人情報窓口は、個人情報の保護に関し、必要に応じて実施機関に対し意見等の申し入れを行うことができるものとする。
(管理及び運営)
第4条 個人情報窓口の管理者は、総務課長をもって充てる。
2 管理者は、個人情報窓口の設置の目的が十分に発揮されるように管理し、運営しなければならない。
3 管理者は、個人情報窓口に個人情報の保護に係る事務を取り扱う担当職員(以下「個人情報窓口職員」という。)を置くものとする。
(受付時間)
第5条 個人情報窓口の受付時間は、原則として奥出雲町執務時間規則(平成17年奥出雲町規則第1号)に定める執務時間とする。ただし、管理者が必要であると認めるときは、受付時間を変更することができる。
(事務の分担)
第6条 個人情報窓口及び個人情報を保有する実施機関の部署(以下「所管課」という。)において行う事務の分担は、次のとおりとする。
(1) 個人情報窓口において行う事務
ア 個人情報の取扱いに関する相談及び案内に関すること。
イ 所管課との連絡及び調整に関すること。
ウ 個人情報の届出に係る事務に関すること。
エ 開示等の請求の受付に関すること。
オ 開示等を行う場所の提供に関すること。
カ 個人情報の写しの交付及び当該個人情報の写しの郵送等に係る費用の徴収に関すること。
キ 請求に係る開示、非開示、部分開示、認容、棄却又は却下の処分の決定(以下「処分の決定」という。)に係る審査請求の受付に関すること。
ク 奥出雲町個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)及び奥出雲町個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
ケ 情報の検索のための届出簿等の整備及びその閲覧に関すること。
コ 実施状況の公表に関すること。
サ 個人情報の取扱いについての苦情に関すること。
シ その他個人情報保護制度の運営に関し必要なこと。
(2) 所管課において行う事務
ア 当該所管課が保有する個人情報の保護措置に関すること。
イ 当該所管課が行う個人情報の取扱いに係る案内及び相談に関すること。
ウ 個人情報取扱事務の届出に関すること。
エ 細則第2条第6項の規定による収集した目的以外の利用(以下「目的外利用」という。)及び法第27条第1項の規定による当該実施機関以外への提供(以下「外部提供」という。)に関すること。
オ 請求書の受理に関すること。
カ 請求があった場合の個人情報の検索及び特定に関すること。
キ 処分の決定及びその通知に関すること。
ク 第三者の意見の聴取等に関すること。
ケ 処分の決定期間の延長及びその通知に関すること。
コ 審査請求の裁決及び通知に関すること。
サ 審議会及び審査会への諮問に関すること。
シ その他個人情報保護制度の運営に関すること。
(個人情報保護管理責任者の設置等)
第7条 所管課の長は、細則第3条に規定する個人情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)を定め、文書により個人情報窓口へ報告するものとする。ただし、管理責任者に異動が生じた場合も同様とする。
2 管理責任者は、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 条例に基づく届出書の作成、提出等に関すること。
(2) 審議会又は審査会への諮問に関すること。
(3) 次に掲げる事項について、所管課及び当該所管課以外の部署(以下「部外」という。)に対する適正管理及び指導に関すること。
ア 机上等人目に触れる場所に放置させない等の保管の徹底を図ること。
イ 無許可での部外への提供及び部外の職員への閲覧をさせない等の管理の徹底を図ること。
ウ 部外への提供情報の運用を監督する等の適正適用の徹底を図ること。
エ その他必要と認められること。
(4) 個人情報の取扱いに関し、個人情報窓口との連絡調整に関すること。
(個人情報取扱事務の単位)
第8条 届け出る個人情報取扱事務の単位は、各所管課が所掌する事務について、規模の大小を問わず、同一の目的の下に個人情報を収集し、記録し、及び使用する一連の情報処理の流れを一つとする。この場合において、実施機関が保有する個人情報を収集時に予定した事務以外に使用した場合であっても、通常その使用が想定され、又は説明により通常許諾を得られる範囲内であると認められることを含む。
2 個人情報窓口は、届出書が提出されたときは、その内容を確認するとともに、必要に応じて所管課と協議するものとする。
(届出簿の作成等)
第10条 個人情報窓口は、提出された届出書に基づき、実施機関ごとに次の項目を記した保有個人情報取扱事務届出簿(以下「届出簿」という。)を作成し、情報検索又は閲覧に供するものとし、届出簿の記録内容に変更が生じたときは、速やかに修正、廃止等の適切な処理を行い、常に最新の状態に保つように努めるものとする。この場合において、廃止の場合の処理については、届出簿記載事項を二重線で抹消し、備考欄に廃止年月日、廃止理由等を朱記するものとする。
(1) 所管課及び当該事務の名称
(2) 目的及び対象者の範囲
(3) 当該個人情報の記録媒体
(4) 電子計算機の処理の有無
(5) 目的外利用の有無
(6) 開始・変更の届出年月日及び届出書の文書番号
(7) 前各号に掲げるもののほか、必要な事項
(個人情報の収集等)
第11条 細則第2条第5項の規定により収集目的を明確にする方法は、文書での通知、告示、広報紙への掲載、申請書への附記、口頭等によることとし、当該事務の性質及び収集する個人情報の内容から判断して行うものとする。ただし、収集に際しては、収集の目的のほか、次の事項についても明確にする。
(1) 個人情報の収集に対して本人が応じないことにより本人に不利益が生じる場合は、当該不利益の内容
(2) 目的外利用又は外部提供を予定する場合は、当該予定する内容
2 本人以外収集をする場合における本人の同意を得る方法は、次に掲げるいずれかの方法により行うものとする。
(1) 必要に応じて、該当者に通知し、本人が記名した同意書の提出を求める方法
(2) 申請又は届出の際に、本人が記名した同意書の提出を求める方法
(3) 申請書、届出書等に本人以外収集を行うことについての同意欄への本人の署名等を求める方法
(4) 申請書、届出書等に本人以外収集を行うことをあらかじめ記載し、申請書等の署名等により同意に代える方法
(5) 受付窓口や電話で口頭による同意の意思確認を求め、同意を得た内容、年月日、担当者名等を記録しておく方法
2 所管課は、前項の依頼文書を受け取ったときは、当該依頼の内容を確認し、個人情報窓口と目的外利用の可否及び条件並びに審議会への諮問の必要性について協議するものとする。
(目的外利用の承認)
第13条 目的外利用の承認は、所管課の長が行うものとする。ただし、重要又は異例に属する事項については、必要に応じて当該実施機関の長の決裁を受けるものとする。
2 所管課は、承認の決定に当たっては、起案用紙を用いて回議するものとし、当該依頼文書及び可否の決定の参考となる資料を添付するものとする。この場合において、関係課長及び個人情報窓口に合議するものとする。
3 前項における当該原議及び原本は、個人情報窓口で保管するものとする。
4 所管課は、承認の決定を行ったときは、当該決定した旨の通知を当該部署及び個人情報窓口に、それぞれ送付するものとする。
(目的外利用の措置)
第14条 目的外利用の承認を受けた部署は、当該個人情報について、次に掲げる事項を遵守しなければならない。
(1) 目的外利用の禁止
(2) 承認を受けた部署以外への利用又は当該実施機関以外のものへの提供の禁止
(3) 利用期間終了後の返還義務又は廃棄義務
(4) 前3号に掲げるほか、目的外利用を決定した所管課が必要と認める事項
2 所管課は、当該部署が前項各号に掲げる事項に違反したときは、決定を取り消し、目的外利用を認めた個人情報の返還その他必要な措置を命ずることができる。
(個人情報の外部提供)
第15条 個人情報の外部提供を行おうとする実施機関は、外部提供を受けようとする者に対し、原則として次の事項を記載した依頼文書を提出させるものとする。
(1) 依頼者に関する事項 個人にあっては住所、氏名及び電話番号を記載し、法人又は団体等にあっては当該法人又は団体等の所在地、名称、代表者名及び電話番号を記載する。
(2) 依頼情報に関する事項 個人情報の名称、範囲、必要とする理由及び使用目的を記載する。ただし、次に掲げるものは、必要に応じて記載する。
ア 必要とする個人情報の記録形態
イ 使用期間
ウ 使用方法及び処理形態
エ 管理体制
オ その他必要な事項
3 所管課は、第1項の依頼文書を受け取ったときは、次の事項について個人情報窓口と協議するものとする。
(1) 外部提供の可否
(2) 審議会への諮問の必要性
(3) 外部提供を受ける者に講ずべき措置
(外部提供の承認)
第16条 外部提供の承認は、所管課の長が行うものとする。ただし、重要又は異例に属する事項については、必要に応じて当該実施機関の長の決裁を受けるものとする。
2 所管課は、承認の決定に当たっては、起案用紙を用いて回議するものとし、当該依頼文書及び可否の決定の参考となる資料を添付するものとする。この場合において、関係課長及び個人情報窓口に合議するものとする。
3 前項における当該原議及び原本は、個人情報窓口で保管するものとする。
4 所管課は、承認の決定を行ったときは、当該決定した旨の通知を担当課及び個人情報窓口に、それぞれ送付するものとする。
(外部提供の措置)
第17条 所管課は、必要に応じ書面により次の措置を求めるものとする。
(1) 個人情報の秘密保持義務
(2) 漏えい防止等のための安全確保の措置
(3) 依頼目的以外の個人情報の利用の禁止
(4) 第三者への個人情報の提供の禁止
(5) 使用期間終了後の個人情報の返還義務又は抹消義務
(6) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の適正な取扱いに関し必要な事項
2 所管課は、外部提供を受けた者が前項に掲げる事項に違反したときは、決定を取り消し、当該個人情報の返還その他必要な措置を命ずることができる。
(相談及び案内)
第18条 開示等の請求の受付は、個人情報窓口において行う。ただし、所管課に直接、開示等の請求、問合せ等があったときは、所管課において、開示等を求める個人情報が具体的にどのようなものであるかを聴き取り、所管課での他の制度による開示等で対応できるときは、当該開示等で対応するものとし、法により対応すべきものであるときは、個人情報窓口に案内するものとする。
2 個人情報窓口は、開示等の請求に係る相談に応ずるとともに、開示等の請求をしようとする者から、その趣旨、内容等を十分に聴取し、開示等の請求として対応すべきかどうかを確認する等、適切な対応に努めるものとする。この場合において、個人情報窓口職員は、必要があると認められるときは、所管課の職員に立会いを求めるものとする。
(開示等の留意事項)
第19条 個人情報窓口職員は、請求書の受付に当たって、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 郵送による請求書の提出は、原則として認めない。ただし、病気、身体障害その他やむを得ない理由により、個人情報窓口での開示等の請求が困難であると認められる場合に限り認めることができる。
(2) 前号ただし書の受付日は、当該請求書が到達した日とする。
(3) 電話、ファクシミリ等による開示等の請求は認めない。
(4) 口頭での請求に対しては、自ら請求書に記載することが困難な者への代筆を除き認めない。
(5) 障害等により個人情報窓口への来訪が困難と認められる者が開示等の請求を行うときは、個人情報窓口職員が町民課窓口に出向き対応する等極力便宜を図るものとする。
(6) 未成年者からの開示等の請求であっても、原則受け付ける。ただし、年齢等からみて、制度の趣旨、個人情報の内容等について十分な理解を得難いと認められるときは、法定代理人が開示等の請求をするように求める。
(請求書記載項目の確認)
第20条 個人情報窓口職員は、開示等の請求書の提出があったときは、記載事項について確認し、記載漏れがある等、形式上の不備があるときは、補正を求めるものとする。この場合において、極めて軽易な補正については、請求者に了解の上補正することができるものとする。
(本人又は法定代理人であることの確認)
第21条 個人情報窓口は、請求書の受付に際しては、開示等の請求者が本人又は法定代理人であることについて確認するものとする。
2 法第77条第2項に定める本人又はその法定代理人であることを証明するために提示又は提出を求める書類及びその確認方法は、次のとおりとする。
(1) 本人による請求の場合
ア 本人であることの確認のため、請求者に提出又は提示を求める書類は、運転免許証、旅券、在留カード又は特別永住者証明書のほか、次に掲げるものとする。
(ア) 健康保険被保険者証、国民健康保険被保険者証、船員保険被保険者証又は共済組合員証
(イ) 国民年金手帳、厚生年金手帳、船員保険年金手帳、共済組合年金証書、その他の年金に係る証書
(ウ) 印鑑登録証明書
(エ) 恩給証書
(オ) 戦傷病者手帳
(カ) 身体障害者手帳
(キ) 船員手帳
(ク) 海技免状
(ケ) 猟銃・空気銃所持免許証
(コ) 宅地建物取引主任者証
(サ) 電気工事士免状
(シ) 無線従事者免許証
(ス) 官公庁の発行する身分証明書
(セ) (ア)～(ス)までに掲げるもののほか、法令等の規定により交付された書類で、本人であることを確認できるもの(戸籍の謄本、住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類を除く。)
イ 本人であることの確認は、写真の貼り付けられた書類の場合は、請求者と写真を照合して行うものとする。ただし、写真の貼り付けてない書類にあっては、複数の書類の提示を求める方法や、本人であれば当然了知している事項について質問する方法等により行うものとする。
(2) 法定代理人による開示請求の場合
ア 本人との代理関係を確認するために次に掲げる書類の提示又は提出を求めるほか、自己を証明する前号アに掲げる書類の提出又は提示を求めるものとする。
(ア) 戸籍の抄本
(イ) 住民票の写し
(ウ) 健康保険等の被保険者証
(エ) 共済組合員証
(オ) 家庭裁判所の証明書
(カ) (ア)～(オ)までに掲げるもののほか、法令等の規定により交付された書類で、当該請求に係る個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び請求者が当該個人情報の本人の法定代理人であることを確認できるもの
イ 法定代理人が法人の場合は、請求書に押印を求めるとともに、当該印の印鑑証明書の添付を求めるものとする。
(3) 郵送による開示請求書の提出があった場合 本人又は法定代理人であることの確認は、来庁時に本人確認をする際に提示を求めるものと同様の書類又はその写し(写しの場合は、特に慎重に確認するものとする。)を提出させるとともに、次の書類を提出させるものとする。
ア 病気又は身体障害による場合は、診断書その他病気又は身体障害であるため個人情報窓口で請求できないことを証する書類
イ その他やむを得ない理由による場合は、個人情報窓口で請求できない理由を具体的に記した書類
(4) 氏名の変更があった場合 婚姻等により請求書に記載された本人の氏名が当該請求に係る個人情報の氏名と異なる場合は、旧姓等記載された戸籍謄本等の提示又は提出を併せて求め、請求に係る個人情報の本人であることを確認する。
(開示等の請求に対する個人情報の特定)
第22条 個人情報窓口職員は、開示等の請求書に記載された個人情報の特定を行うため、当該請求を行った者から必要な事項を聴取するものとする。
2 前項の場合においては、所管課と十分連絡を取り合って、当該個人情報が記録されている公文書の有無、内容等の特定ができるように努めるものとし、必要があると認めるときは、所管課の職員の立会いを求めるものとする。
(開示等の請求書の受付)
第23条 個人情報窓口は、開示等の請求書に記載された事項について必要な要件を全て具備していることを確認したときは、本人等確認欄に必要事項を記入し、及び当該請求書に所管課名を朱書きした上で、受付印を押して受け付けるものとする。
2 個人情報窓口は、受け付けた請求書を直ちに所管課へ送付するとともに、その写しを保管する。
(請求者に対する説明)
第24条 個人情報窓口職員は、開示等の請求書を受け付けたときは、次に掲げる事項を請求者に説明しなければならない。
(1) 請求に対する可否の決定期間について
ア 法第83条等にの規定により、30日以内に可否の決定を行うこと。
イ 決定期間は、やむを得ない理由により、30日間を限度として延長することがあり、その場合は、後日その期間及び理由を決定期間延長通知書で通知すること。
(2) 決定通知について
ア 請求に対する開示等の決定は、書面により通知すること。
イ 請求者には、決定通知が到達するのは、郵便事情等により法で定める決定期間を超える場合があること。
ウ 日時及び場所は、決定通知に記入すること。
(3) 費用の負担について 開示等の請求で、写しの交付が必要な場合における第35条に規定する当該写しの作成及び送付に要する費用は、請求者の負担となること。
(開示等の請求書の受理に係る事務)
第25条 所管課は、個人情報窓口から請求書の送付を受けたときは、記載事項について審査した上、不備がない限り受理をするものとする。
2 所管課は、個人情報窓口で個人情報の特定ができなかった場合その他請求書に形式上の不備がある場合には、相当の期間を定めてその補正の手続きを行うものとする。この場合において、補正の参考となる情報の提供をするよう努めるものとする。
3 所管課は、請求者が当該期間内に前項に定める補正に応じないとき、又は請求者と連絡がつかないときは、当該開示請求を不受理とする。
(開示請求の検討)
第26条 所管課は、開示請求に係る個人情報の内容を法又は事務対応ガイドに沿って検討し、必要に応じて個人情報窓口と協議するものとする。
(第三者に関する情報の取扱い)
第27条 所管課は開示請求のあった個人情報に請求者本人以外の個人又は町以外の法人若しくは団体等(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されている場合においては、法第86条の規定により、次の事項に留意して当該第三者の意見を聴くものとする。
(1) 当該個人情報が開示されることによる第三者の権利権益の侵害の有無
(2) 第三者との協力及び信頼関係に対する影響の有無、その他必要な事項
2 当該第三者が個人であって、かつ、明らかに当該個人に関する部分を非開示にしなければならない明確な理由がある場合は、請求に対する迅速な対応の観点から、当該第三者個人に対する意見聴取を省くことができるものとする。
3 情報の内容からは直接的に第三者個人が識別できるものではないにしても、情報の内容等を総合することによって容易に当該第三者個人が推測可能であるような場合の情報についても、第三者個人の情報として意見聴取の対象とするものとする。
4 意見聴取は、次の方法により行うものとする。
(1) 原則として、口頭又は書面により照会し、回答は1週間以内に書面で求める。
(2) 1件の情報に多数の第三者に関する情報が記録されている場合は、処分の判断を得る上で必要な範囲で行う。
(3) 開示請求を行ったものの権利権益の保護に配慮し、請求者が識別できない形で行う。
5 所管課は、当該第三者から意見聴取を行った場合は、速やかに決定の内容を当該第三者に書面により通知するものとする。
(開示請求に対する処分の決定)
第28条 開示請求に係る処分の決定は、所管課の長が行うものとする。ただし、重要又は異例に属する事項については、必要に応じて当該実施機関の長の決裁を受けるものとする。
2 所管課は、法第83条の規定により、原則として請求を受理した日から起算して30日以内に、当該請求に対する処分の決定を行う。
3 処分の決定に際しては、統一的な制度運用を行い調整を図るため、あらかじめ個人情報窓口と協議するものとする。
4 所管課は、処分の決定に当たっては、起案用紙を用いて回議するものとし、次の書類を添付するものとする。この場合において、関係課長及び個人情報窓口に合議するものとする。
(1) 決定通知書の案
(2) 開示請求書
(3) 第三者に係る意見聴取を行った場合の関係書類一式
(4) 請求のあった個人情報が記録されている公文書の写し
(5) 前各号に掲げるもののほか、可否の決定の参考となる資料
5 前項における当該原議及び原本は、個人情報窓口で保管するものとする。
(決定通知書の送付に関する対応)
第29条 所管課は、開示請求に対する処分の決定をしたとき、又は決定期間の延長を決定したときは、速やかに決定通知書又は決定期間を延長する通知書を個人情報窓口に提出するものとする。この場合において、個人情報窓口は、本書を請求者に書留郵便により送付し、当該決定通知書の写しを保管する。
(開示の実施日時及び場所)
第30条 個人情報の開示は、決定通知書で指定した日時及び場所において実施するものとする。ただし、指定した日時及び場所に、本人の都合により請求者が来なかったときは、当該請求者と相談の上、別の日時に変更するものとする。
2 前項の場合において、決定通知書の原議の備考欄にその旨を記載し、改めて決定通知書は、交付しないものとする。
(開示の実施)
第31条 開示を実施するに当たっては、開示請求者と同一人(以下「本人」という。)であることを確認するため、事前に決定通知書の提示を求め、必要に応じて、本人確認のため身分証明書の提示を求めるものとする。
2 開示請求に係る個人情報の閲覧は、開示請求を行った本人に対して行い、本人以外の開示は、これを認めないものとする。ただし、本人が第三者を同伴して来た場合で、本人以外の閲覧はできない旨の説明を行ったにもかかわらず、開示に本人が同伴者の同席を強く望む場合に限り、これを認めるものとする。
3 前項の場合においては、当該同伴者の氏名等を確認し、決定通知書の原議の備考欄にその旨を記載するものとする。
4 開示は、所管課の職員が行い、必要に応じて当該情報についての説明等を行うものとする。
5 開示を受ける者が、開示に係る公文書等を汚損し、若しくは破損したとき、又はこれに類する行為をするおそれがあると認められるときは、開示を停止し、又は禁止することができるものとする。
(写しの交付に係る事務)
第32条 個人情報の写しの作成に要する費用は、前納するものとし、次のとおり徴収するものとする。ただし、写しの交付部数は、1件の請求につき1部とする。
(1) 徴収額
ア モノクロームの場合
(ア) 日本産業規格A列3番(以下「A3判」という。)以内のコピー用紙を用い、1枚(片面複写)につき10円とする。
(イ) 図面等でA3判を超えるものについては、A3判の用紙を用いた場合の枚数(整数倍)に換算して算定した額とする。
イ カラーの場合は、庁舎内に設置してある複写機を用い、A3判以内のカラーコピー用紙1枚につき(片面複写)50円とする。
ウ 外部委託の場合は、当該委託契約に定める額とする。
(2) 徴収方法
ア 個人情報の写しを個人情報窓口において交付するときは、納入通知書を請求者に交付するものとする。
イ 写しの交付を郵送で行うときは、当該写しの作成に要する費用は現金で、郵送費は切手で開示請求者に事前に納付させるものとする。
(訂正請求の検討)
第33条 所管課は、法第94条第1項の規定により、当該請求を容認するか、又は棄却し、若しくは却下するかの判断を、当該請求を受理した日から起算して30日以内に行うものとする。この場合において、判断の基準は、次に掲げる事項とする。
(1) 請求に係る個人情報の存在の有無
(2) 当該個人情報の内容と請求事項の合致
(3) 客観的見地からの当該請求の妥当性
(4) 容認した場合の他への影響及び関連事項等
(利用停止請求の検討)
第34条 利用停止請求は、実施機関に対する審査請求とみなす。
2 所管課は、請求書の受理段階において請求者自身から当該請求に至った経緯の聴取に努めるものとする。
3 所管課は、第1項の請求に対して受理した日から起算して10日以内に容認し、又は却下し、若しくは審査会に諮問するかを決定しなければならない。この場合の判断に当たっては、次の事項について審査する。
(1) 当該請求の意図
(2) 請求者適格の有無
(審査請求の受付)
第35条 審査請求は、個人情報窓口で受け付けるものとする。この場合において、個人情報窓口職員は、必要があると認められるときは、所管課の職員に立会いを求めるものとする。
2 審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第19条の規定により書面によることを要し、口頭による審査請求は認めない。
3 個人情報窓口は、審査請求書の提出を受けたときは、当該審査請求書の記載内容等について確認し、受付印を押印して受け付けるものとする。
4 個人情報窓口は、審査請求書の受付を行ったときは、その写しを1部保管し、直ちに当該審査請求書に係る処分の決定を行った所管課に送付するものとする。
(審査請求に係る検討)
第36条 審査請求に係る検討は、所管課において行う。この場合において、所管課は、個人情報窓口と協議しなければならない。
(審査請求書の審査)
第37条 所管課は、個人情報窓口から審査請求書の送付があったときは、行政不服審査法の規定に基づき、次に掲げる記載事項について審査するものとする。
(1) 審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所
(2) 審査請求に係る処分の内容
(3) 審査請求に係る処分があったことを知った日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求の日
(7) 審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所
(8) 審査請求人又は代表者若しくは管理人、総代若しくは代理人の押印の有無
(9) 代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面の有無
(審査請求書の補正)
第38条 所管課は、審査請求書に不備があったときは、相当の期間を定めて、その補正を命ずるものとする。
2 所管課は、補正書の提出があったときは、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(審査請求についての却下の裁決)
第39条 所管課の長は、審査請求が次の各号のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを個人情報窓口に送付するものとする。
(1) 審査請求をすることができない事項について申立てがされたとき。
(2) 審査請求資格のない者が申立てをしたとき。
(3) 審査請求期間経過後に申立てがされたとき。
(4) 審査請求の目的が消滅したとき。
(5) 補正命令に応じなかったとき。
(6) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
(審査会への諮問)
第40条 所管課は、審査請求を却下するときを除き、遅滞なく審査会に諮問の手続きをとらなければならない。この場合において、審査諮問書に次に掲げる書類の写しを添付し、個人情報窓口に送付するものとする。
(1) 審査請求書
(2) 個人情報開示請求書
(3) 決定通知書
(4) 審査請求に係る経過説明書
(5) 前各号に掲げる書類のほか、審査請求の対象となった公文書等
(審査会の意見聴取等への対応)
第41条 所管課は、審査会から意見若しくは説明を求められたとき、又は資料の提出を求められたときは、これに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決)
第42条 審査会の答申は、個人情報窓口を経由して所管課へ送付するものとする。この場合において、個人情報窓口は答申書の写しを作成し、保管するものとする。
2 審査請求に対する裁決は、審査会の答申を尊重して行うものとする。
3 所管課は、審査請求に対する棄却、認容等の裁決をしたときは、裁決書の謄本に送付書を添えて審査請求人へ送付するものとする。
(開示の場合の取扱い)
第43条 審査請求に対する裁決により、個人情報を開示し、又は部分開示するときは、次に掲げる取扱いをする。
(1) 所管課は、審査請求人と開示の日時等を調整する。
(2) 所管課は、送付書に開示する旨及び開示の日時等の必要事項を記載し、審査請求人に送付する。
(3) 所管課は、審査請求に対する裁決により、第三者に関する情報が記録されている情報を開示するかどうかの決定を変更したときは、その旨を当該第三者に通知する。
(審議会に諮問する場合の事務)
第44条 所管課は、条例第5条各号に該当し、諮問しようとするときは、審議会への諮問の必要性について、個人情報窓口と協議しなければならないものとする。
2 個人情報窓口は、所管課から要請を受けたとき、又は審議会への諮問が必要と判断したときは、条例第5条の規定により速やかに審議会の開催手続を行うものとする。
3 所管課は、審議会に提出する資料等を事前に作成し、審議会の会議において説明するものとする。
4 所管課は、審議会の答申を受けたときは、その答申を尊重し、審議事項とした個人情報の収集、提供等に係る事務を行うか否かを判断するものとする。
5 当該事務に係る所管課の対応は、管理責任者が行うものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(奥出雲町個人情報保護事務取扱要領の廃止)
2 奥出雲町個人情報保護事務取扱要領(平成20年奥出雲町訓令第7号)は、廃止する。
(経過措置)
3 この訓令の施行の日の前日までに、前項の規定による廃止前の奥出雲町個人情報保護事務取扱要領の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。