(趣旨)

第1条　この規程は、町立奥出雲病院(以下「病院」という。)における文書及び公印の取扱いその他事務処理について基本的事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条　事務処理に当たっては、適正かつ迅速、確実に行い、常に能率の向上に努めなければならない。

(用語の定義)

第3条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱主任)

第4条　病院における事務処理を円滑に行わせるため、事務部病院総務課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第5条　文書取扱主任は、上司の命を受けて次に掲げる事務をつかさどる。

(帳簿等の種類)

第6条　文書及び公印の取扱いに必要な帳簿等の種類は、別表第1のとおりとする。

(代決)

第7条　病院事務の決裁については、町立奥出雲病院事務決裁規程(平成17年奥出雲町公営企業管理規程第1号)の定めるところによるほか、次の順位による。

(代決の制限)

第8条　重要かつ異例なもの又は疑義を生ずるおそれのあるもの及び前例となるものは、前条の規定にかかわらず代決することができない。

(代決書類の後閲)

第9条　代決した書類は、遅滞なく後閲に供さなければならない。

(公文の種類)

第10条　公文の種類は、次のとおりとする。

(記号及び番号)

第11条　公文には、前条第1号、第2号及び第5号に掲げるものを除き、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。

(公文の署名)

第12条　病院における公文の署名は、奥出雲病院長名を用いるものとする。ただし、特に必要があるときは、「奥出雲病院事業管理者」の名を冠した上、奥出雲町長名を用いるものとする。

(公文の書式)

第13条　公文の書式は、別に定める。

(公印の取扱い)

第14条　公印は、常に堅ろうな容器に納め、錠を施して保管しその取扱いについては、特に厳正を期さなければならない。

(公印の新調、改刻等)

第15条　公印の新調、改刻又は廃止は、当該公印を保管する係において、あらかじめ事務長に協議した後行うものとする。

(公印の登録)

第16条　事務長は、公印台帳を作成して公印の印影、種類、寸法及び公印を保管する係を登録しなければならない。

(公印の使用)

第17条　公印の押なつを必要とするときは、当該文書に起案書を添え事務長又は次長の審査を受けなければならない。

(公印の種類)

第18条　公印の種類、ひな形、寸法及び公印を保管する係は、別表第3のとおりとする。

(文書の収受及び配付)

第19条　病院に到達した文書は、次の方法によりすべて文書取扱主任において収受し配付しなければならない。

(文書の処理)

第20条　主務科の長は、文書の配布を受けたときは直ちにこれを査閲し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当者(以下「担当者」という。)に処理させるものとする。ただし、事務の性質上、直ちに処理することができない場合は、一応上司に供覧してその指示又は承認を受けなければならない。

(文書の返送)

第21条　文書取扱主任を経ないで、直ちに直接科に送達された文書は、取扱主任に返送して所定の手続を受けなければならない。

(起案)

第22条　起案に当たっては、次の各号に掲げる要領によらなければならない。

(起案書の記載事項)

第23条　起案書には、起案の理由又は説明を記載し、関係法規その他参考となる事項を付記し、かつ必要な書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易なものはそのいずれも省略することができる。

(取扱区分の表示)

第24条　起案書には起案の際、秘の区分、発送の種別、添付物及び施行上の注意を所定欄に記入し、更に機密に属するものにあっては袋に収めて「秘」の表示をしなければならない。

(訂正)

第25条　起案書の記載事項を訂正するときは、すべて赤インク又は赤鉛筆を用い、訂正箇所に押印しなければならない。

(決裁等の順序)

第26条　起案の決裁若しくは合議又は文書の供覧の順序は、次の各号によるものとする。

(合議)

第27条　他の科又は奥出雲町役場関係課(以下「本庁」という。)に関係のある事案には関係科又は本庁に合議しなければならない。

(廃案とその他の場合の処置)

第28条　起案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、主務科は、合議した科にその旨を通知しなければならない。

(決裁年月日)

第29条　決裁の終わった起案書には、その決裁年月日を記入しなければならない。

(発送手続)

第30条　決裁済の起案書で発送を必要とするものは、主務科において浄写及び校合の上、起案書とともに文書取扱主任に回付しなければならない。

(文書の整理)

第31条　処理済の文書は、主務科において編さん部目に従い、所定の簿冊に編てつして整理しなければならない。

(編さん部目)

第32条　文書の編さん部目及びその整理番号は、別に定める。

(簿冊の設定、廃止等)

第33条　簿冊は、文書編さん部目に従って設けるものとし、簿冊の設定、廃止又は名称の変更は、文書取扱主任が当該主務科と協議の上、行うものとする。

(文書の編てつ)

第34条　文書の編てつは、会計年度によって行うものとする。ただし、会計年度によって編てつすることが特に困難かつ適当でないと認める文書は、暦年によって編てつを行うものとする。

(完結簿冊の引継ぎ)

第35条　各科は、簿冊が完結したときは、保存種別ごとに整理し仮とじの上、5月末日(暦年により編てつを行った簿冊にあっては、翌年2月末日)までに、文書取扱主任に引き継がなければならない。

(保存種別及び保存期間)

第36条　保存文書の種別及び期間は、次のとおりとする。ただし、特に必要と認めるときは、管理者の決裁を経て保存期間を伸縮することができる。

(廃棄処分)

第37条　文書取扱主任は、保存期間を経過した文書及び保存の必要性のない文書は、主務科に合議の上廃棄の処分をしなければならない。ただし、廃棄文書の印章等で他に利用されるおそれのあるものは、文書取扱主任で塗まつ裁断又は焼却処分しなければならない。

(保存文書の借覧)

第38条　保存文書を借覧しようとするときは、文書借覧票に所要事項を記入して、文書取扱主任に提出してその承認を得なければならない。

(院外持ち出しの制限)

第39条　借覧中の文書は、院外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由によりあらかじめ事務長の許可を受けたときは、この限りでない。

(職員以外の者の閲覧)

第40条　職員以外の者が、文書の閲覧をしようとするときは、事務長に許可を受けなければならない。

(電話又は口頭録取による処理)

第41条　電話又は口頭により通知、照会等のあったときは、その要旨を電話(口頭)録取票に記入して、処理しなければならない。

(公印の引継ぎ)

第42条　文書取扱主任から公印の引継ぎを受け、勤務を終わったときは、文書取扱主任又は次番の当直員に引き継がなければならない。

(文書及び物品の収受)

第43条　勤務時間外に到着した文書及び物品は、当直員において収受し勤務を終わったときは、文書取扱主任又は次番の当直員に引き継がなければならない。ただし、緊急の処理を要するものは、あらかじめ受取人又は受信者に連絡しておかなければならない。