○奥出雲町立学校文書管理規程
平成17年3月31日
教育委員会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、奥出雲町立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、学校教育法施行規則(昭和22年文部省令第11号)第15条第1項に規定する表簿、学校保健安全法施行規則(昭和33年文部省令第18号)、奥出雲町立小・中学校管理規則(平成17年奥出雲町教育委員会規則第7号)に規定する表簿及びその他学校の管理運営に関する文書をいう。
(文書処理の原則)
第3条 文書の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、事務が能率的に処理されるよう常に努めるものとする。
(文書取扱管理者、文書取扱主任及び情報公開主任)
第4条 学校に、文書取扱管理者(以下「文書管理者」という。)、文書取扱主任(以下「文書主任」という。)及び情報公開主任(以下「情報主任」という。)各1人を置く。
2 文書管理者は、学校の校長をもって充てる。
3 文書主任は、学校事務職員をもってこれに充てる。ただし、特別の事情があるときは、校長が指示する職員をもってこれに充てることができる。
4 情報主任は、教頭をもって充てる。
(文書管理者の職務)
第5条 文書管理者は、次に掲げる事務をつかさどる。
(1) 文書事務の組織に関すること。
(2) 文書事務全般の管理に関すること。
(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。
2 文書管理者に事故があるときは、教頭がその職務を代理する。
(文書主任の職務)
第6条 文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務をつかさどる。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(3) 資料及び図書の整理、保管及び利用に関すること。
(4) 文書処理の促進及び改善に関すること。
(5) その他文書処理に関し必要なこと。
2 文書主任に事故があるときは、教頭がその職務を代理する。
(情報主任の職務)
第7条 情報主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務をつかさどる。
(1) 文書の審査に関すること。
(2) 情報公開事務に関すること。
2 情報主任に事故があるときは、校長がその職務を代理する。
(文書整理、保管及び保存の原則)
第8条 文書は、常に整理し、その所在を明らかにしておくとともに、必要なときに速やかに取り出せるよう保管しておかなければならない。
2 完結文書は、原則として会計年度ごとに整理し、保管し、保存するものとする。
3 完結文書は、原則として現年度及び前年度に係るものを整理し、保管するものとする。
(文書の記号及び番号)
第9条 文書には、記号及び番号を付さなければならない。
(1) 発送文書の記号は、別表による。
(2) 文書番号は、文書受発簿の一連番号を用い、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。
(3) 同一事案に属する番号は、完結に至るまで同一番号を用いる。
(収受文書の処理)
第10条 収受した文書は、文書主任が次により処理するものとする。
(2) 文書受発簿(様式第3号)に記載する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(3) 文書受発簿に記載した文書については、文書整理番号(以下「文書番号」という。)を付す。
(4) 収受した文書は、あらかじめ文書管理者の定めた者に回覧し、確認した後、担当者に配付する。
2 担当者は、配布を受けた文書を速やかに処理しなければならない。
(起案)
第11条 文書を起案するときは、起案書(様式第5号)を用いる。また文体は平易、簡潔かつ明瞭に表現するように努めること。ただし、定例的に取り扱う事案及び事案に係る起案については、この限りでない。
(決裁)
第12条 起案は、あらかじめ文書管理者の定めた順に回議するものとする。
2 起案者は、起案で特に重要なもの又は秘密を要するものは、持参し回議しなければならない。なお、秘密に属するものは、特段の注意を払わねばならない。
3 回議を求められた者は、その案件に異議がない場合は、起案用紙の所定欄に記名又は押印しなければならない。
(代決及び後閲)
第13条 教頭が事務を代決したときは、起案者の代決者として押印した箇所の上部に「代」と記載するものとする。この場合において、校長の閲覧に供する必要がある場合は、更に「後閲」と記載し、校長の閲覧に供しなければならない。
(決裁年月日)
第14条 起案者は、起案が決裁されたときは、起案書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。
(浄書)
第15条 文書の浄書及び印刷(以下「浄書」という。)は、原則として起案者が行う。ただし、必要に応じて外注その他の方法によることができる。
(校合)
第16条 浄書された文書は、浄書後直ちに起案文書と校合するものとする。
(文書の発信者名)
第17条 外部へ発信する文書の発信者は、原則として校長名を用いるものとする。ただし、他の機関から学校名を用いることを指定されたもの又は軽易なものにあっては、学校名を用いることができる。
(公印及び契印)
第18条 浄書された文書には、公印を押し、決裁文書と契印した後に発送の手続をとるものとする。
2 軽易な文書その他校長が公印の押印又は契印を不必要と認めた文書については、これを省略することができる。
(発送手続)
第19条 外部へ発送する文書は、起案者又は文書主任において確実に発送する。
2 郵送は、所定の手続に従って行う。
(文書保管保存の原則)
第20条 文書は、原則として別に定める「文書分類表」に基づいて分類し、校内の所定の場所に保管保存するものとする。なお、文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないようあらかじめ処置を講じておかなければならない。
2 担当者は、文書が決裁されたとき又は処理が完結したときは、速やかに教頭若しくは文書主任に報告し、当該文書を整理し、所定の場所に保管する。
3 未完結文書は、担当者において整理保管し、常にその所在を明らかにしておかねばならない。
4 教頭又は文書主任は、処理完結の報告を受けた文書に基づき、文書受発簿の整理を行う。
(文書の保存期間)
第21条 文書の保存期間は、別に定める。
(保存期間の起算)
第22条 文書の保存期間は、完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
2 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(保存文書の管理)
第23条 文書主任は、保存文書について、「文書分類表」の分類別及び保存期間別に、整理しておくものとする。
2 書庫等の管理責任者は、文書主任とする。
(文書の廃棄)
第24条 保存期間が経過した文書は、文書廃棄簿(様式第6号)に記載した後、速やかに廃棄しなければならない。
2 保存期間が経過した文書で、校長が更に保存する必要があると認めるものは、あらたに保存期間を定めて、これを保存することができる。
3 廃棄処理の方法は、焼却又は裁断とする。なお、秘密にわたる文書の廃棄は、焼却等の方法によって行い、特に秘密の保持に留意しなければならない。
(その他)
第25条 この訓令に定めるもののほか、文書管理について必要な事項は、教育長がこれを定める。ただし、必要に応じて文書管理者の意見を求めることができる。
附則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成28年教委訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和4年教委訓令第4号)
この訓令は、令和4年5月25日から施行する。
別表(第9条関係)
学校名 | 発送文書記号 |
布勢小学校 | 布勢小第○号 |
三成小学校 | 三成小第○号 |
高尾小学校 | 高尾小第○号 |
亀嵩小学校 | 亀嵩小第○号 |
阿井小学校 | 阿井小第○号 |
三沢小学校 | 三沢小第○号 |
仁多中学校 | 仁多中第○号 |
鳥上小学校 | 鳥上小第○号 |
横田小学校 | 横田小第○号 |
八川小学校 | 八川小第○号 |
馬木小学校 | 馬木小第○号 |
横田中学校 | 横田中第○号 |
